Detektiv med struktur som ledstjärna

– Det är alltid en utmaning att berätta om sitt jobb, berättar Anette. Jag tycker det är så roligt att bringa ordning och organisera informationsredovisningen. Det innebär ofta ett detektivarbete och att hjälpa folk att återfinna information i arkivet.

Sedan den 1 januari 2013 trädde nya regler för arkivering in, istället för att arkivera utifrån ämnen arbetar man nu i processer efter principen verksamhetsbaserad informationsredovisning. Det innebär att arkivet anpassas efter hur verksamheten arbetar. Ett exempel kan vara hur det ser ut i en anställningsprocess, vilka handlingstyper som ingår, allt från beslut att tillsätta en tjänst till annonsering och tillsättning.

Det är många utmaningar för de som arbetar med SLU:s arkiv. Anettes kolleger finns i Uppsala; Renata Arovelius, chefsarkivare och Karl Sjödin, arkivarie. I Alnarp är Marika Gullberg, registrator, en viktig samarbetspartner.

Ett väldigt stökigt arkiv…

– Det roligaste i arbetet är när vi har våra överläggningar om problem och lösningar och när vi upplever att vi kommer framåt. Vi har ett bra samarbete med regelbundna möten över Lync.

När det gäller arkivet i Alnarp är det en utmaning att leta fram vad är det som finns, vad som ska förtecknas och vad som redan är förtecknat. LTV-fakulteten är en egen arkivbildare eftersom all administration lyder under fakultetskansliet och även alla institutioner/motsvarande ingår. Detta är bra för då undviker vi småarkiv och kan skapa en förfining i systemen på sikt.

Ett perfekt arkiv!

– Särskilt mellan 2007 och 2012, efter den senaste omorganisationen, finns mycket att ta tag i för LTV-fakulteten, berättar Anette. Det är viktigt med inventeringen av handlingarna, det ska helst inte finnas liknande handlingar i olika system. Den största utmaningen är att få ordning och reda i alla handlingstyper och vilka som cirkulerar i organisationen. Idag är arkivet i Alnarp fyllt till 60% så det finns gott om yta kvar.

– Det viktigaste med arkivfunktionen är att få det att fungera, att få med sig alla, det vill säga att personalen har en grundläggande förståelse för vad som ska sparas och varför, att man ska se det som en helhet. Informationen i våra arkiv är superviktigt, både här och nu 50-100 år framåt och ja, för all framtid. Och att det uppfyller autencitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet.

Läs mer om Dokument, arkiv och registratur