Observera att detta är tips från biblioteket. För att hålla dig helt uppdaterad på vilket verktyg som är lämpligast i just din verksamhet måste du också hålla koll på vad som gäller via IT.
Tips 1: Check-in
Checka in på mötet med en fråga som alla besvarar. Det skapar närvaro och fokus att från mötets start göra alla deltagare delaktiga i samtalet. Det är också ett bra tillfälle att jobba lite på gruppkänslan, vilket kan vara särskilt viktigt när man inte delar fysisk arbetsplats. Exempel på check-in-frågor är ”Vilka förväntningar har du på dagens möte?”, ”Nämn en sak du har lärt dig på jobbet den senaste veckan.” och ”Vem skulle spela dig i filmen om ditt liv?”. Endast fantasin sätter gränserna!
Tips 2: Jämlika förutsättningar
Mötena blir bättre om deltagarna har liknande förutsättningar. Om de flesta mötesdeltagarna sitter i ett mötesrum tillsammans med mötesledaren kommer de att ha betydligt lättare att göra sig hörda och förstå vad som pågår än de som deltar via länk. För att vara i samma situation som de digitala deltagarna bör därför helst alla, men åtminstone mötesledaren, också delta digitalt. Sedan vi på SLU-biblioteket införde den här regeln har våra digitala möten blivit både mer jämlika och betydligt bättre.
Tänk också på att om diskussionen på någon ort fortsätter i korridoren eller i fikarummet efter ett möte är det viktigt att tänka på att föra in tankar från dessa diskussioner i en digital kanal. Detta är särskilt viktigt för arbetsgrupper som ofta har digitala möten, där det annars lätt uppfattas som att det fattas beslut utanför mötena.
Tips 3: Microsoft Teams
Teams är ett nav för digitalt samarbete där du och dina kollegor kan diskutera ert arbete i olika kanaler, samarbeta kring filer, chatta med varandra med mera. Teams kan också fungera som ett digitalt fikarum för att behålla vi-känslan även när vi inte träffas IRL, till exempel genom en specifik fikarums-kanal. Teams håller på att rullas ut till hela SLU – håll utkik efter mer information från IT!
Tips 4: Planner
För att på ett enkelt sätt fördela arbetet i arbetsgrupper använder vi oss ofta av Microsoft Planner. Planner finns integrerat i Teams och fungerar som en gemensam att-göra-lista. Att använda ett digitalt planeringsverktyg gör det möjligt att under mötets gång tydliggöra vad som ska göras, när det ska göras och vem som ska göra det. Det gör att deltagarna inte lämnar mötet osäkra på vad som förväntas av dem till nästa gång.
Tips 5: ZOOM
Du kanske har sett att SLU har fått ett nytt digitalt mötesverktyg? Zoom har till skillnad från Skype stöd för att enkelt dela in mötesdeltagarna i mindre grupper för diskussioner och gruppövningar, något som vi på biblioteket utnyttjar för att alla ska få chans att komma till tals när vi har möten i större grupp. Läs mer om Zoom på SLU.
Vi hoppas att dessa tips kan hjälpa er att strukturera och effektivisera era digitala möten – lycka till!
Summary in English
Five tips for better digital meetings
For several years, all employees at the The SLU University Library have collaborated to develop methods and techniques to create as effective digital meetings as possible. The need for well-functioning digital meetings has been evident for a long time because the library has employees in Alnarp, Umeå, Uppsala and Skara but no local managers. Here are our best tips!
Note that these are tips from the library. In order to keep up to date on which tool is most suitable for your particular business, you must also keep track of what applies through IT.
Tip 1: Check in
Start all meetings with a check-in question. Being involved in the conversation from the start of the meeting increases presence and focus. This is also a good opportunity to work on team building, which can be especially challenging when you don’t share a physical workspace. Check-in-questions can be: ”What expectations do you have on the meeting today?”, ”Give an example of something you learned at the work the last week.” And ”Who do you want to play yourself in the movie of your life?”. Only the imagination sets the boundaries!
Tip 2: Equal conditions
Meetings are always improved if all participants have equal conditions. If most participants sit in a meeting room with the chairman, those who attend the meeting digitally will have a greater challenge making themselves heard. To have the same experience as the other digital participants, it is better if everyone, at least the chairman of the meeting, also attends digitally. Since we introduced this rule at the library, our digital meetings are both more equal and significantly better.
Remember that if the discussion in one location continues into the corridors or canteen, it is important to document this discussion in a digital channel. This is especially important in groups with frequent digital meetings, where the feeling of decisions being made outside of the meetings often arise.
Tip 3: Microsoft Teams
Teams is a hub for digital co-operation, where colleagues can discuss all aspects of work in different channels, collaborate on files, chat and more. Teams also works as a “digital canteen”, important for preserving a sense of “us” even when we can’t meet IRL. SLU has very recently launched Teams for the whole university. Look for more information from IT-service.
Tip 4: Planner
To easily distribute the work in a group, we often use Microsoft Planner. Planner is integrated into Teams, and serves as a common to-do list. Using a digital planning tool makes it possible to clarify what needs to be done, when to do it and who is responsible for the task. This means that the participants won’t leave the meeting uncertain of what is expected of them until the next meeting.
Tip 5: ZOOM
Perhaps you have already noticed that SLU has launched a new digital meeting tool? Zoom, in comparison to Skype, makes it easy to divide the participants into smaller groups for discussion and group exercises. At the library, we use this to make sure everyone gets a chance to speak their mind in larger meetings. Read more about Zoom on SLU.
We hope that these tips can help you structure and improve your digital meetings – good luck!
Loading ...