För framtiden och finansiärerna – ta hjälp med datahanteringsplanen
Hanna Lindroos, Mikaela Asplund, Ylva Toljander och Ida Taberman, medarbetare på DCU. Foto: SLU

För framtiden och finansiärerna – ta hjälp med datahanteringsplanen

Text: Jannie Teinler Publicerad: 4 februari 2020
Hur kan du som forskare hantera forskningsdata? Om du planerar din datahantering innan projektet startar kan du spara både tid och oro i längden. En datahanteringsplan är dessutom något som SLU:s viktigaste forskningsfinansiärer numera kräver. SLU:s Data Curation Unit (DCU) kan hjälpa dig i processen.

Idag kräver flera av SLU:s viktigaste forskningsfinansiärer att alla projekt som beviljas medel ska upprätta en datahanteringsplan.

-Både Vetenskapsrådet och FORMAS har gått ut med att de från och med våren 2019 kräver att de forskare som beviljats medel både ska upprätta en datahanteringsplan och att den ska hållas uppdaterad under projektets gång, och även Horizon 2020 verkar bli striktare i hur de tillämpar sina regler, berättar Hanna Lindroos, koordinator för DCU (Data Curation Unit).
Tillsammans med sina kollegor arbetar hon för att hjälpa SLU:s forskare, doktorander och de som arbetar med datahantering inom miljöanalys med hur de kan hantera forskningsdata på bästa sätt.

– Från vårt håll ser vi på datahanteringsplanen som ett sätt för forskaren att både i förväg och under projektets gång tänka igenom och sätta sig in i hur man ska hantera och strukturera data för att underlätta sitt eget arbete, både nu och framtiden, berättar Hanna. Därför vill vi också nå ut med informationen om att vi finns här och kan hjälpa till, både till enskilda forskare men också till prefekter som behöver veta att VR kan komma och be att få se den här planen, och då ska den kunna uppvisas.

Poängen med planen

Hanna tror att få forskare egentligen är intresserade av att skriva en datahanteringsplan.

– Alla är inte superentusiastiska över ännu en administrativ pålaga som man själv har svårt att se poängen med, berättar hon.

Därför försöker hon och kollegorna nå ut med hur planen också kan fungera som ett stöd i den egna forskningsprocessen. Om datahanteringsplanen behandlas som ett levande dokument kan den vara ett led i att förankra ett ”tänk” om datahantering i forskargruppen.

– Det underlättar att veta vad man gör, både långsiktigt och kortsiktigt, menar Hanna. Inte minst är det viktigt att ha koll på sin datahantering för att man inte om tio år ska ha glömt bort vad man gör idag.

DCU arbetar utifrån målet att all forskningsdata ska vara FAIR (Findable, Accessible, Interoperable och Reusable), och erbjuder förutom hjälp med datahanteringsplaner till exempel också stöd i hur forskare kan publicera data.

– Många av de forskare som kontaktar oss är intresserade av att publicera data i SND:s metadataportal eller i ett annat repositorium. (SND:s metadataportal är ett metadatarepositorium, d.v.s. en databas över metadata. Själva dataseten finns på annan plats). Inte sällan är det för att den tidskrift man vill publicera i kräver att data ska finnas tillgängliga, och då är det ofta bråttom.

Kvalitetsgranskning

Skillnaden mellan SND:s och andra repositorier är att den förra kvalitetsgranskas, vilket borgar för att nödvändiga metadata finns lagrade tillsammans med forskningsdatan. När SLU:s forskare vill publicera data där är det medarbetare på DCU som kollar igenom att nödvändig information finns med.

– Det är inte alltid som finansiärer och tidskrifter känner till att alla repositorier inte håller samma kvalitet, de vill bara att forskningsdata ska finnas öppet tillgängliga, berättar Hanna.
Samma inställning kan nog också märkas hos forskarna själva, som inte alltid ser nyttan av att dokumentera metadata så att forskningsdata går att återanvända.

– Helt säkert kan man inte veta eftersom forskningsdata inte citeras på samma sätt som artiklarna, men de forskningsdata som finns återanvänds nog fortfarande i ganska liten utsträckning, tror Hanna. Men det finns en stor potential här!

Öppenhet och transparens

Utanför universiteten har man delvis kommit längre. Hanna berättar bland annat att miljöanalysdata från Artdatabanken använts i Hack for Sweden. Ett exempel är appen Biologg, ett Pokemon Go-liknande mobilspel som uppmuntrar användarna att vistas i naturen och samtidigt bidra med ny data.

Hanna tror att behovet av support vad gäller datahantering kommer att bli allt viktigare i framtiden, inte minst eftersom öppenhet och transparens betonas allt tydligare från både EU och regeringen. Därför känns det också extra viktigt att nå ut med information om DCU:s arbete och den hjälp forskare, doktorander och verksamma inom miljöanalys kan få i sin datahantering.

– Forskarna kan sina egna data bäst, betonar hon. Det vi kan hjälpa till med är det som ligger runtomkring; datahanteringsplanen, hur man strukturerar datainsamlingen, lämpliga filformat och namngivning av filer, vilken metadata som behövs för att man själv ska känna igen och kunna tolka de data man samlat in – det som behövs för att kunna återanvända dataset helt enkelt.

Fakta

DCU och datahanteringsplaner

DCU arbetar för att på olika sätt stötta forskare, doktorander och verksamma inom miljöanalys med datahantering. Om du har frågor om datahantering kan du mejla dcu@slu.se.

Besök också DCU:s webbsida.

Här kan du läsa mer om hur de största forskningsfinansiärerna ser på datahanteringsplaner:

Summary in English

For the future and the funders – data management plans in the spotlight

What do you as a researcher need to do to manage data properly? Developing a data management plan prior to a project’s start will save you both time and trouble in the long run. Furthermore, more and more research funders require the preparation of a data management plan for projects they fund. SLU’s Data Curation Unit (DCU) is here to help you with this.

To date, several of SLU’s main research funders require that projects they have granted funding for shall prepare a data management plan.

- Both the Swedish Research Council and FORMAS require that as of spring 2019 all researchers who have been granted funding must prepare a data management plan and that it must be kept updated for the entire duration of the project. Even the European Commission have started implementing stricter rules as part of the Horizon 2020 framework programme for research and innovation regarding data management planning, says Hanna Lindroos, DCU’s coordinator.

She is, alongside her colleagues, working to assist SLU research staff and students as well as those working with data management as part of SLU’s environmental monitoring projects on how to manage data to its best.

- From our perspective, a data management plan is a means of considering how to manage and organize data – both before, during, and after a project – in order to facilitate current and future work, says Hanna.

- This is why, we wish to inform everyone at SLU in need of prepareing a data management plan as well as the prefects, who may be contacted by the research funders wanting to access and review such plan, that DCU exists and that we are here to provide help and support.

The purpose of the plan

Hanna believes that few researchers are all that keen on writing such a data management plan.

- Not everyone is enthusiastic about yet another administrative task that they fail to see the purpose of, she says.

Which is why she and her colleagues are trying to reach out to users with the information that when properly implemented a data management plan can even enhance one’s own research. Seeing a data management plan as a living document can act as a first step in establishing an awareness of data management within a research group.

- It always helps to know what you are doing, both from a short- and long-term perspective, Hanna believes. Ten years from now you may well have forgotten what you are working on today, should you not manage your data properly and according to good practices!

DCU’s goal is that all data generated by SLU employees should be FAIR (Findable, Accessible, Interoperable and Reusable). Thus, in addition to providing help with preparing data management plans, DCU supports research staff and students as well as environmental monitoring and assessment staff in the publishing of data.

- Many of the researcher that get in touch with us are interested in making data available through the SND’s (Swedish National Dataservice) metadataportal or yet another data repository. (The data repository is a large database infrastructure —  several databases — that collect, manage, and store data sets for data analysis, sharing and reporting). Quite often the need to make data accessible is due to requirements formulated by the scientific journal one wants to publish in. And at this point, researchers are quite often in a hurry.

Quality review

The difference between SND’s data repository and other repositories is that the former is quality controlled (i.e., metadata is curated and assessed for quality), which guarantees that the necessary corresponding metadata is stored alongside the actual research data. In the case an SLU employee wants do publish data via SND’s data respository, it is the staff at DCU who check and guarantee that the necessary information is provided and correct.

- Neither research funders nor scientific journals are all the time aware that not all data repositories comply to the same standards, they only request that data is openly accessible, explains Hanna.
The same attitude can be found among researcers, who at times fail to understand the purpose and promise of documenting data in an effort to making it re-usable.

- The research data that is currently openly accessible and available is probably not re-used to a great extent, believes Hanna. This is of course difficult to determine as research data is not cited to the same extent as research articles are. Yet, there is great potential here!

Openness and transparency

Outside of academia, greater progress has been made. Hanna recounts that – among other things – data from Artdatabanken (one of SLU’s environmental monitoring and assessment activities) has been used in Hack for Sweden. One example in this respect is the app Biologg, a game similar to PokemonGo that encourages users to spend time in nature and at the same time contribute with new data.

Hanna believes that the need for support regarding data management will only become more important with time, not least due to the demand for more openness and transparency made by more central institutions such as the Swedish government or European Union. Which is why it is of even greater importance to spread information about DCU’s work and on how DCU can provide help to research staff and students and environmental monitoring and assessment staff with regard to data management.

- The researchers know the data they generate best, she stresses. What DCU can offer is support with respect to the surrounding tasks, such as preparing data management plans, organizing the management of data, finding solutions regarding the suitable format of files and nomenclature of data, and what kind of metadata is required to not only recognize one’s own data but also comprehend data collected by someone else. In short: DCU can offer help and support with everything that is needed to re-use data.

Facts

DCU is working to support research staff and students as well environmental monitoring and assessment staff with issues regarding data management. If you have any questions about data management, please contact dcu@slu.se. You can also visit the home page.

Read more about guidelines and rules regarding data management plans put forward by SLU’s main research funders.

4 februari 2020 5

Twitter

UppTalk Weekly panelsamtal: Hur ska vi bromsa resistensutvecklingen utan ny antibiotika? SLU-professor Susanna Sten… https://t.co/0xZPPLtq4c @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
Idag är det #WorldFoodDay och vi slår ett slag för hållbart odlad mat från #vatten. I serien berättar forskare och… https://t.co/y6dJ8OQjmb @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
RT @_NKfV: Idag 14 okt kl 12-13 webbinarium om hållbart foder till odlad fisk. Anmäl dig och läs mer via: https://t.co/i8IonJZOc9 @_SLU via Twitter 6 dagar sedan
RT @SLUFutureFood: Nobelpriset: #CRISPR är ett viktigt verktyg i studier av geners funktion hos träd, säger prof. Ove Nilsson. Vi har många… @_SLU via Twitter 12 dagar sedan
RT @SLUFutureFood: Nobelpriset: Gen-editering med #CRISPR har stor potential för forskning om sjukdomar hos djur. Läs med om etiska frågor… @_SLU via Twitter 12 dagar sedan
RT @SLUFutureFood: Antibiotikaresistens kräver forskning med helhetsperspektiv. Ny policy brief från @_SLU Framtidens djur natur och hälsa.… @_SLU via Twitter 12 dagar sedan