SLU övergår till elektronisk beställning

Text: Annika Borg Publicerad: 17 mars 2014
I mitten av februari var ett 30-tal institutioner och enheter igång med elektronisk beställning och mer än 1 000 order hade då skickats via systemet. Under mars 2014 ska systemet vara igång.

Alla institutioner och enheter vid SLU övergår nu successivt till elektronisk beställning i Proceedo – efter att beställare genomgått en utbildning i systemet. Det är följden av ett regeringsbeslut att alla större myndigheter ska hantera sina utgående beställningar elektroniskt. Elektronisk beställning är steg två i regeringens satsning på e-handel, som började med införandet av e-faktura 2008.

Ansvariga för att införa Proceedo vid SLU är Gunilla Ljungqvist och Malin Klevebrand på ekonomiavdelningens inköpsenhet samt Carola Ekman som är systemansvarig på ekonomiavdelningen. Dessutom är många andra på ekonomiavdelningen och inköpsenheten involverade på olika sätt.

Foto: Annika Borg

Malin Klevebrand, Gunilla Ljunqvist och Carola Ekman. Foto: Annika Borg

– Huvudregeln är att alla beställningar som kan göras elektroniskt ska göras via Proceedo, säger Gunilla Ljungqvist.  I Proceedo finns alla lokala ramavtal och en stor del av de statliga ramavtalen förtecknade.

Idag finns ett 30-tal leverantörer i systemet och ett stort antal produkter, allt från kontorsmateriel, kemikalier till litteratur och terminalglasögon. Dessutom kan man göra fritextbeställningar till alla andra leverantörer.

Undantagna från elektronisk beställning är reserelaterade beställningar (resebyråtjänster, flyg, hotell, hyrbil och taxi) samt beställning av företagshälsovård, som har fastställda beställningsrutiner. Det finns för närvarande ytterligare undantag, som abonnemang och prenumerationer, beställning från leverantörer i utlandet och andra statliga myndigheter. Information om det här finns på inköpsenhetens webbplats på medarbetarwebben under upphandling och inköp.

Om det finns specialfall som inte passar in i den standardiserade rutinen ska de stämmas av med inköpsenheten. Om avsteg måste göras på grund av att en akut situation inträffat måste avsteget kunna motiveras. Men undantag från elektronisk beställning betyder inte att man kan göra avsteg från inköpsreglerna i övrigt, till exempel ska direktupphandlingsgränsen iakttas och ramavtal användas.

Gunilla påminner om att det är varje beställares ansvar att kontrollera att

  • alla inköp följer lagen om offentlig upphandling (LOU)
  • ramavtal används om sådana finns
  • de interna riktlinjerna tillämpas
  • interna polices följs
  • miljökrav ställs där så är möjligt
17 mars 2014 1

Twitter

Penningregn över innovatörer! https://t.co/3SDdZFXtfM https://t.co/4vqklvMz0G @_SLU via Twitter 2 dagar sedan
Smedjeveckan - populärvetenskap vid SLU i Skara https://t.co/n51S8Xm46I https://t.co/maSh9Rnbzl @_SLU via Twitter 3 dagar sedan
Pressinbjudan: H.K.H. Prins Carl Philip inviger nytt stall utanför Skara https://t.co/6sEDgZexnQ https://t.co/LZ5L457BPS @_SLU via Twitter 3 dagar sedan
Vad säger forskningen om olika sätt att förebygga rovdjursangrepp på boskap? Tjugoen forskare från 10 länder har gr… https://t.co/7pANetTETp @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
Tuffa åtgärder krävs för att stoppa puckellaxen https://t.co/M6mXfm4IrB @_SLU via Twitter 5 dagar sedan
Pressinbjudan: Matproduktion i städer och prisutdelning i Sveriges största innovationstävling… https://t.co/Vf1gisuByz @_SLU via Twitter 5 dagar sedan