Alla institutioner och enheter vid SLU övergår nu successivt till elektronisk beställning i Proceedo – efter att beställare genomgått en utbildning i systemet. Det är följden av ett regeringsbeslut att alla större myndigheter ska hantera sina utgående beställningar elektroniskt. Elektronisk beställning är steg två i regeringens satsning på e-handel, som började med införandet av e-faktura 2008.
Ansvariga för att införa Proceedo vid SLU är Gunilla Ljungqvist och Malin Klevebrand på ekonomiavdelningens inköpsenhet samt Carola Ekman som är systemansvarig på ekonomiavdelningen. Dessutom är många andra på ekonomiavdelningen och inköpsenheten involverade på olika sätt.
Malin Klevebrand, Gunilla Ljunqvist och Carola Ekman. Foto: Annika Borg
– Huvudregeln är att alla beställningar som kan göras elektroniskt ska göras via Proceedo, säger Gunilla Ljungqvist. I Proceedo finns alla lokala ramavtal och en stor del av de statliga ramavtalen förtecknade.
Idag finns ett 30-tal leverantörer i systemet och ett stort antal produkter, allt från kontorsmateriel, kemikalier till litteratur och terminalglasögon. Dessutom kan man göra fritextbeställningar till alla andra leverantörer.
Undantagna från elektronisk beställning är reserelaterade beställningar (resebyråtjänster, flyg, hotell, hyrbil och taxi) samt beställning av företagshälsovård, som har fastställda beställningsrutiner. Det finns för närvarande ytterligare undantag, som abonnemang och prenumerationer, beställning från leverantörer i utlandet och andra statliga myndigheter. Information om det här finns på inköpsenhetens webbplats på medarbetarwebben under upphandling och inköp.
Om det finns specialfall som inte passar in i den standardiserade rutinen ska de stämmas av med inköpsenheten. Om avsteg måste göras på grund av att en akut situation inträffat måste avsteget kunna motiveras. Men undantag från elektronisk beställning betyder inte att man kan göra avsteg från inköpsreglerna i övrigt, till exempel ska direktupphandlingsgränsen iakttas och ramavtal användas.
Gunilla påminner om att det är varje beställares ansvar att kontrollera att
- alla inköp följer lagen om offentlig upphandling (LOU)
- ramavtal används om sådana finns
- de interna riktlinjerna tillämpas
- interna polices följs
- miljökrav ställs där så är möjligt
