Tågresor till Europa i tjänsten: bokning, budget och best practice
Henrik Hägerström, travel manager och Johanna Sennmark, miljöchef vid SLU. Foto: Karin Bäckman

Tågresor till Europa i tjänsten: bokning, budget och best practice

Text: Kristin Thored Publicerad: 10 juni 2019
Hur går man till väga för att boka en tågresa inom Europa? Vad säger forskningsfinansiärerna och SLU:s reseriktlinjer. Och vad kan SLU:s resebyrå Egencia göra?

Frågorna reddes ut vid ett lunchseminarium, arrangerat av SLU Miljö tillsammans med initiativtagaren Ingrid Strid, forskare vid institutionen för energi och teknik.

Seminariet inleddes av Ingrid Strid som menade att vi är färdiginspirerade, vi vet redan att vi borde åka tåg istället för flyg när det är möjligt, men hur går vi till väga med bokningen och har vi organisationens stöd i att ta tåget till Europa? Krävs det något mer i forskningsansökan då resebudgeten blir större?

Johanna Sennmark, SLU:s miljöchef, berättade om visionen klimatneutralt SLU 2027 och våra nuvarande miljömål om att minska CO2-utsläppen från flygresande med 10 % per helårsanställd från 2013 till 2020, som vi ser ut att nå med marginal, samt minska CO2-utsläppen från inrikes flygresor med 20 % under samma tidsperiod, vilket vi inte riktigt ser ut att klara av. Samtidigt har tågresandet i kilometer ökat med 56 % sedan 2015. SLU:s medarbetare sitter verkligen inte still! Läs mer om vår vision och våra miljömål här.

Resebudget i forskningsansökan

Christian Nyrén från SLF, en av alla anslagsgivare SLU-forskare får medel ifrån, gjorde en överslagsberäkning: Som mest kan man söka en mnkr per år över en treårsperiod från SLF, en vanlig resebudget i ett sådant projekt ligger ofta på ca 50 000-100 000 kronor totalt. Om den sökande avser åka tåg istället för flyg kanske resekostnaderna blir dubbelt så höga, men de utgör enligt Christian fortfarande en väldigt liten del av anslaget. Varken SLF eller de andra forskningsfinansiärerna har, enligt Christian, några bedömningskriterier som avser resor, man blir alltså varken bättre eller sämre rankad om man lägger upp en lite större budget på grund av resekostnader. Dock ser han positivt på tågresande och uppmuntrar till hållbarhetstänk genom hela projektet.

Malin Werner arbetar i Lysekil och valde att ta tåget till en konferens i Hamburg. Hon kollade upp rutten själv och kontaktade sedan Egencia via mejl. Biljetterna kom med snigelpost, vilket inte var ett problem den här gången, då hon var ute i god tid. Malin jämförde inte biljettpriset med vad motsvarande flygbiljetter hade kostat, men tågbiljetterna var inte särskilt dyra, ca 1 500 kronor. Hon sammanfattar erfarenheterna med att det hela gick smidigt, tåget var i tid och hon kunde arbeta under resan, så ingen arbetstid gick till spillo.

SLU:s reseavtal

Resor är en central fråga för SLU som ju också kallas Sveriges längsta universitet. Det övergripande ansvaret för våra reseavtal är vår travel manager, Henrik Hägerström. Det största avtalet inom resor är förstås det med resebyrån Egencia, men vi har också avtal med exempelvis SJ. Henrik, som tillhör personalavdelningen, samarbetar med SLU:s ledning, upphandlingsavdelningen, miljöenheten, ekonomiavdelningen och IT-avdelningen när det gäller bland annat våra reseriktlinjer. Riktlinjerna har fyra år på nacken och ett arbete med att uppdatera dem kommer att starta under hösten.

Egencia

Pamela Maré-Lindberg, SLU:s kontaktperson på Egencia, berättade att Egencia idag har tre olika plattformar för resebokningar globalt sett, och de ligger i slutfasen med ett stort projekt där de ska ha en enda global plattform där alla sorters resor ska kunna bokas online. När det gäller tågresor i Sverige så kan man än så länge bara boka inrikesresor online, alltså via självbokningssystemet som du hittar under knappen ”Tjänsteresor, boka” på medarbetarwebben. Om du ska åka tåg utomlands måste du antingen ringa eller mejla till Egencia. Pamela konstaterade glatt att hon för första kvartalet 2019 kan se en ökning i tågresande total sett för SLU:are, en minskning i flygresande och även en ökning av tågresande till Europa jämfört med första kvartalet 2018.

Se hela seminariet här.

Fakta

Frågor och svar

Varför boka via Egencia?

Vi ska i första hand alltid boka våra tjänsteresor via den upphandlade resebyrån – för närvarande Egencia, men ska du någonstans dit de inte kan hjälpa dig (på grund av att de saknar avtal med lokala underleverantörer), kan de förse dig med en lista på vilka alternativ som finns och du får göra bokningen själv. När vi bokar våra tjänsteresor genom Egencia är vi kopplade till ”travel tracking”, Egencias säkerhetssystem. Om det exempelvis skulle bli jordbävning i San Fransisco, får vår Travel Manager meddelande om vilka av våra anställda som finns på plats i staden.

Hur boka tåg i Europa?

Det går att boka interrailkort via Egencia. De kan också hjälpa till med att minska antalet mellanlandningar. Om du exempelvis ska på möte i Stuttgart och tar flyget till München, så kan de hjälpa till att hitta tågkommunikationer mellan München och Stuttgart, så att du slipper ta flyget de sista 19 milen. Dock behöver du säga till om detta, då flyget och tåget bokas i olika system. Detta går än så länge inte att boka via självbokningssystemet, du måste ringa eller mejla Egencia.

Varför ligger flygalternativen först i Egencia?

Många påpekar att i Egencias självbokningssystem ligger flygalternativet först, det är samma bild som visas över hela världen. Med tanke på att Egencia är en global aktör och de till största delen säljer flygresor, kanske det inte är så konstigt. De får ständiga påtryckningar från när och fjärran om att ändra detta, men det är inget som går att reglera från SLU:s bokningssida idag.

Hur boka specifik sittplats på SJ?

Först under 2020 kommer det att vara möjligt att boka specifik sittplats på SJ:s tåg via Egencia. Egencia i sin tur bokar idag tågresor via resebyrån Amadeus som inte har tillgång till platsbokning på SJ. Det går dock att välja plats med bord samt tyst avdelning via självbokningssystemet. Det går inte heller att boka damkupé i liggvagn via självbokningssystemet. SLU har frågat Egencia och deras produktutvecklare ser över möjligheterna att lägga in den funktionen. Dock får vi boka nattåg i första klass, det vill säga sovvagn, eftersom ”sovplats ska bokas i sådan klass som liknar normal hotellstandard” och då kommer vi undan problemet eftersom man är ensam i sovvagn.

Går det att få biljetter elektroniskt från utlandet?

Vissa underleverantörer av tågresor utomlands har inte möjlighet att skicka biljetter elektroniskt till resebyrån, detta är ett problem både för Egencia och för resenären. Därför är det en god idé att vara ute i god tid vid bokning av tågresor utomlands.
Fakta

Synpunkter, fel och brister

Om du av någon anledning inte är nöjd med din bokning bör du höra av dig till Egencias kundservice. Om det är ett systematiskt fel, lämna in ett ärende i SLU:s ärendehanteringssystem, så tar Travel Manager och SLU Miljö diskussionen med Egencia. Handlar det om en specifik resa måste vi ha din bokningsreferens för att Egencia ska kunna felsöka problemet i just din resa. Under 2020 går avtalet med Egencia ut, för att vi ska kunna ställa så bra krav som möjligt vid den nya upphandlingen välkomnas synpunkter och förbättringsförslag.

 

 

10 juni 2019 5

Twitter

Seminarium Almedalen: Hur kan djur och natur hjälpa Sveriges ca 5 500 hemmasittare att må bra och återvända till sk… https://t.co/GGGfuDD5km @_SLU via Twitter 3 timmar sedan
Studie från unik ”tidsmaskin”: liten fisk växer snabbare i varmare vatten https://t.co/8PQ1hMiSzk @_SLU via Twitter 3 timmar sedan
Studie från unik ”tidsmaskin”: liten fisk växer snabbare i varmare vatten https://t.co/j8F3JcxljS @_SLU via Twitter 3 dagar sedan
Tidskriften Fauna och Flora söker ny utgivare https://t.co/RDMPNGkTkQ https://t.co/N7LCn4vKRp @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
Torsken i Östersjön är nära en kollaps https://t.co/1RdHBL0VIT @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
@_SLU på plats på #Järvaveckan och pratar #klimat och #skog. Spännande namn i #Klimatpanelen som modereras av Ahmed… https://t.co/ft05WRF9ww @_SLU via Twitter 5 dagar sedan