Ursäkta röran – vi byter system!
Rörigt? Snart klart. Foto: Jennifer Salomonsson

Ursäkta röran – vi byter system!

Text: Jannie Teinler Publicerad: 29 januari 2019
Den 18 februari byter SLU-biblioteket ut det numera föråldrade Aleph mot det nya bibliotekssystemet Alma. Ett bibliotekssystem kan liknas vid äldre tiders bibliotekskatalog, och genom det hanteras såväl lån av fysiskt material som elektroniska resurser.

Alma används redan på ett antal vetenskapliga bibliotek i Sverige, och är särskilt anpassat för att hantera just den typ av media som är viktig i ett universitetets verksamhet. För låntagarna innebär övergången mer ändamålsenliga funktioner, men också att biblioteksservicen under bytet kan påverkas.

‒ Det nya systemet är modernt och användarvänligt, och erbjuder betydligt bättre verktyg för både anställda, studenter och bibliotekets personal, säger Lousia Hatamian, bibliotekarie och projektledare för systembytet. Gränssnittet i universitetets söktjänst, Primo, kommer dock fortsatt att kännas igen, även om tjänsten uppdateras med viss förbättrad funktionalitet som till exempel förenklad hantering av fjärrlån.

Låna om

I samband med övergången till det nya systemet kommer lån som gått ut automatiskt att förnyas, så länge ingen annan låntagare ställt sig i kö. I praktiken innebär det att en bok med 30 dagars lånetid automatiskt lånas om i upp till ett år, och kursböcker med 8 dagars lånetid i 90 dagar.

‒ Detta blir en förbättring för låntagarna eftersom de inte längre kommer behöva kontakta biblioteket för att låna om – det går av sig självt, berättar Lousia.

Centralt register

I Alma hämtas låntagaruppgifterna direkt från SLU:s centrala personal- och studentregister, IDIS, vilket gör att anställda och studenter inte längre behöver separata inloggningsuppgifter för att logga in på sitt Primo-konto. För biblioteket innebär kopplingen till det centrala registret inte minst att hanteringen av påminnelser om försenade lån blir betydligt enklare, eftersom kopplingen till IDIS gör att påminnelser alltid kommer direkt till arbets- eller studentmejlen.

‒ Övergången mellan systemen tror vi inte kommer att ställa till några egentliga bekymmer för bibliotekets användare, men helgen innan övergången sker kommer till exempel inte utlåningsapparaterna att fungera, berättar Lousia och tillägger att användarna också kommer att behöva nya pin-koder.

‒ På grund av systembytet kommer vi från månadsskiftet januari-februari fram till dess att bytet genomförts ha något begränsad service i biblioteket, men bibliotekspersonal kommer förstås att hjälpa alla besökare, både online och fysiskt, och tillsammans ska vi se till att denna korta övergångstid blir så smidig som möjligt för alla. För mer om vad detta innebär för dig som låntagare tipsar Lousia om bibliotekets webbplats, där information kommer att läggas ut inom kort.

Äntligen gå ”live”

Arbetet med byte av bibliotekssystem påbörjades efter sommaren 2018, och att projektet nu närmar sig sitt slut beskriver Lousia som både nervöst och spännande. Hon erkänner att det som alltid när man gör en stor förändring finns en viss oro för att något ska gå fel.

‒ Men vi på biblioteket har jobbat länge och intensivt med detta, och att nu äntligen få gå ”live” känns både kul och lite pirrigt. Det har varit roligt att upptäcka det nya systemet, inte sällan har man fått aha-upplevelser och tänkt ’oj så fiffigt’!

Lousia framhåller slutligen bibliotekets roll som stödjande verksamhet till hela universitetet, och hur viktigt det är att arbeta för snabbare och bättre kvalitetssäkrade system.

‒ Vi är övertygade om att Alma kommer att underlätta både för oss och för de som använder biblioteket, och vara väl värt förändringen!

Fakta

Vad händer och när


  • Den 18 februari införs ett nytt bibliotekssystem, som hanterar sökningar i bibliotekets katalog, utlån och hantering av e-media. Det nya systemet innebär dock bara mindre förändringar i användargränssnittet Primo.
  • Under helgen 16–17 februari erbjuds endast begränsad självservice i biblioteket.
  • Påminnelser från biblioteket kommer från och med den 18 februari att skickas till låntagarnas SLU-mejl.
  • Om du har frågor, kontakta biblioteket@slu.se. Information om bytet kommer också att finnas på bibliotekets webbplats. 

 

Summary in English

Sorry about the mess – system change underway!

On 18 February, the SLU Library will replace the outdated Aleph with a new library system, Alma. The library system is roughly equivalent to the traditional library catalogue, and handles both loans of physical material and access to electronic resources. Alma is already used in a number of scientific libraries in Sweden, and is especially suited to handling the kind of media that is important in an academic context. For the patrons, the transition means new features, but also that the library service will be somewhat affected during the system switch.

‘The new system is modern and user-friendly, and offers considerably better tools for both university employees, students and other SLU staff’, says Lousia Hatamian, librarian and project manager for the system change. The library search interface, Primo, will still be familiar, but will be updated with improved functionality such as simplified interlibrary loan requesting.

In connection with the switch to Alma, expired loans will automatically be renewed as long as no other patron has requested it. To the patrons, this means that a book with a 30-day loan period is automatically renewed for up to one year, and course books with an 8-day loan period for 90 days.

‘This will be an improvement for the patrons as they will no longer be required to contact the library to renew loans – it just happens’, Lousia explains.

In Alma, the patron data is retrieved directly from SLU's central staff and student register, Idis. This means that staff and students no longer need separate login accounts to log in to their account in Primo. For the library, the connection to the central register simplifies the handling of delayed loans considerably, since the connection to Idis means that reminders are automatically delivered to the work or student email.

‘We don’t believe that the transition to the new system will cause any real problems for the library's users, but the weekend before it takes place the self-service machines will not be working’, says Lousia, adding that patrons will also need new pin codes.

‘Due to the system change we will have limited service in the library from the beginning of February, but the library staff will of course help all visitors, both online and on-site, and together we will ensure that this short transition period will be as smooth as possible for everyone.’ For more on what this means for you as a patron, Lousia refers to the library's website, where detailed information will be published shortly.

The library began work on changing the systems after the summer of 2018, and Lousia describes the fact that the project is now approaching its end as both nerve-wrecking and exciting. She acknowledges that, as always when making a big change, there is some concern that something unforeseen might happen.
‘But we have worked long and hard with this, and to finally go "live" feels thrilling and a little jittery at the same time. It has been fun to discover the new system, and I have often been astounded and thought that the functionality is very neat!’

To conclude, Lousia emphasises the library’s supporting role for the entire university, and how important it is to work for faster, better and quality-assured systems.

‘We are convinced that Alma will improve the experience for both the library staff and those who use our services, and be well worth the change.’

Facts:

  • On 18 February, a new library system which handles searches in the library catalogue, lending and management of e-media, will be introduced. The new system will only mean minor changes to the user interface Primo.
  • During the weekend of 16‒17 February, only limited self-service will be available in the library.
  • As of 18 February, reminders from the library will be sent to the patron’s SLU email.
  • If you have any questions, please contact biblioteket@slu.se. Information about the system change will also be available on the library website.
29 januari 2019 8

Twitter

Märkning av blåfenad tonfisk på Västkusten https://t.co/2nee2KDzEv https://t.co/WAfmaO6u3G @_SLU via Twitter 4 dagar sedan
Idag kommer första antagningsbeskedet för höstens program och kurser! Har du kommit in? Grattis och välkommen till SLU! @_SLU via Twitter 9 dagar sedan
Matologi – kunskapsfestivalen om hållbar mat återvinner temat https://t.co/fyjGbtiDjR https://t.co/mKX02GYUg4 @_SLU via Twitter 11 dagar sedan
Nu kan man förhandsgranska 2020 års rödlista https://t.co/GDZqcMeek7 https://t.co/hFnhiOwugs @_SLU via Twitter 15 dagar sedan
Veronica Östling fr #Hushållningssällskapet: ”Vi är tacksamma för en arena för att diskutera de här frågorna men ho… https://t.co/ErThhtMy6G @_SLU via Twitter 17 dagar sedan
#Livsmedelsverket säger att vi ska äta mera #fisk - men vilken fisk?” Frågar sig Veronica Östling från… https://t.co/qHQyWj7NdU @_SLU via Twitter 17 dagar sedan