Workshopvecka för levande campus

Text: Jannie Teinler Publicerad: 9 december 2019
I början av oktober genomfördes en workshopvecka med personal från olika delar av universitetsadministrationen och biblioteket. Målet var att sätta igång en process för att tillsammans utifrån olika kompetenser utveckla universitetets campusmiljöer. Genom ta studenternas berättelser på allvar och snabbt omsätta problem till möjliga lösningar finns goda möjligheter att förbättra upplevelsen.

På tio års sikt ska SLU fördubbla antalet studenter. En av de studentgrupper där det finns en tydlig potential att locka fler är de internationella studenterna – och då är de internationella studenter som redan är här de bästa ambassadörerna. Samtidigt vet vi att internationella studenter ofta uttrycker en besvikelse över campusmiljön och bristen på sociala ytor.

För att närma sig detta problem ordnades en avdelningsöverskridande workshopvecka med fokus på UX (User eXperience)-metoder och hur dessa kan användas för att utveckla ett mer levande campus.

– UX handlar om att ta folks upplevelser på allvar – och att använda sig av dem för att göra något nytt, berättar Anna Kågedal på SLU-biblioteket, som tog initiativ till projektet.

Prototyper

En av deltagarna under workshopveckan var Johan Karlsson, projekt- och förvaltningsledare på IT-avdelningen. För honom var konceptet UX bekant sedan tidigare, eftersom det också används inom systemutveckling.

– UX ur ett IT-perspektiv är ett sätt att skapa sig en bild av beställarens önskemål och snabbt komma fram till en idé om hur det kan lösas, berättar han.

Veckan leddes av Andy Priestner, konsult specialiserad på UX-metoder. Andy har erfarenheter från liknande utvecklingsprojekt från både universitet och andra organisationer runt om i världen. Deltagarna fick lära sig mer om hur man kan samla in data, systematisera den, komma på idéer och slutligen utveckla prototyper för möjliga lösningar som sedan utvärderas.

– Helt klarnade kopplingen mellan UX och campusutveckling inte förrän Andy höll sin första presentation – då förstod jag hur det här tänket kan appliceras på det mesta, berättar Johan.

Gaminghörna och kvinnliga profiler

Datainsamlingen bestod till exempel av snabba ”gerilla-intervjuer” och att ”skugga” studenter när de rörde sig över campus, men också mer organiserade moment. Till exempel genomfördes legoworkshops med internationella studenter.

Processen var till en början ovan, och Johan tar särskilt upp att det först kändes svårt att gå runt på campus och samla in data.

– Även om jag träffar folk dagligen så kändes det verkligen som att det gick en gräns där, men det var bara att köra och känslan släppte ganska fort. Och det var ingen som hade några invändningar mot att man ville prata med dem, jag tror att de i stället tyckte att det var roligt att någon lyssnade!

Utifrån den information som samlades in tog deltagarna under veckan fram fem prototyper som testades och utvecklades.

– Vi utgick ifrån vad som kunde göras på ett enkelt och snabbt sätt, och som inte kostade något att genomföra, berättar Johan. En grej vi tog fram var en gaminghörna, en social yta där studenter och anställda kunde koppla av mellan studier och möten genom att spela till exempel Mario Kart. Ett annat exempel var att hänga upp bilder på kvinnliga profiler som haft betydelse för SLU på olika sätt, eftersom många studenter lyfte fram att det mest är män som får synas i den offentliga konsten på campus.

Olika perspektiv

Johan Karlsson och Jennifer Salomonsson.

Hur kan då veckans lärdomar tas vidare och användas praktiskt i SLU:s verksamhet? Johan är tydlig med att veckan gav flera uppslag till fortsatta projekt.

– Vissa saker funkade verkligen på en gång, gaminghörnan var en sådan sak! Men för att fortsätta utveckla prototyper behöver vi i framtiden också få in fler intressenter och en tydligare budget.

Johan är sedan tidigare inblandad i fördubblingsprojektet, och fick genom det samarbetet kännedom om workshopveckan.

– Först när jag hörde talas om det kändes det lite luddigt och jag hade svårt att se min egen roll i den här typen av arbete. Men det lät spännande och kändes som ett bra sätt att skapa relationer och nätverk utanför vår egen avdelning.

Detta framhåller också Anna Kågedal som en av de allra viktigaste poängerna med workshopveckan.

– Det behövs en yta för att skapa kontakt mellan olika grupper inom universitetet, att ses när man jobbar med samma sak ur olika perspektiv, berättar hon. Idégenerering blir alltid bättre om man arbetar tillsammans i grupper med olika kompetenser!

Fakta

Rapport från veckan

Nu finns också konsultrapporten tillgänglig: ”The experience of international students at SLU Uppsala”.

 

 

 

 

Summary in English

Workshop week for a living campus

In early October, staff from various parts of the university administration and the SLU University library participated in a workshop week. The goal was to initiate a collaborative process for developing the university's campus environments from different perspectives. By taking the students' experiences seriously and quickly translate problems into possible solutions, there are a lot of opportunities to improve our campuses!

SLU works towards doubling the number of students in ten years. One of the student groups where there is a clear potential to attract even more is the international students - and the international students who are already here are the best ambassadors. At the same time, we know that international students often express disappointment at the campus environment and the lack of social spaces at SLU. To approach this problem, a cross-departmental workshop week focusing on UX (User eXperience) methods and how these can be used to develop a more vibrant campus was organized.

- UX is about taking people's experiences seriously - and use them to do something new, says Anna Kågedal at the SLU library, who initiated the project.

Developing prototypes

One of the workshop week participants was Johan Karlsson, project and administrative leader at the IT support. To him, the UX concept wasn’t new, since it is also used in system development.
- UX from an IT perspective is a way to create an impression of the customer's wishes and needs and quickly come up with an idea of how it can be solved, he says.

The week was led by Andy Priestner, a consultant specializing in UX methods. Andy has experience from similar development projects from both universities and other organizations around the world. During the week, the participants learned more about how to collect data, systematize it and come up with new ideas and finally develop prototypes for possible solutions and evaluate them.

- I didn’t completely get the connection between UX and campus development until Andy gave his first presentation - then I saw how this idea can be applied to almost anything, Johan says.

Gaming corner and female SLU profiles

The data collection, for example, consisted of quick "guerrilla interviews" and "shadowing" students as they moved across campus, but also more organized activities. An example of this was the lego workshops that were conducted with international students.

The steps of the process were new, and Johan mentions that particularly the data collection involving walking around campus and finding students to talk to felt daunting in the beginning.

- Even though I meet people on a daily basis, I really felt like there was a hard limit there. But you just had to go out there and do it, and that feeling disappeared pretty quickly. And no one had any objections to talking to us, quite contrary – I think they thought it was nice that someone was listening to their thoughts and experiences!

Based on the information gathered during the week, participants developed five prototypes that were tested and iterated.

- In this workshop, we based our prototypes on what could be done in a simple and quick way, and didn’t cost anything to develop, Johan says. One thing we came up with was a gaming corner, a social space where students and staff can relax between studying and meetings by playing, for example, Mario Kart. Another example was hanging images of female profiles who have been important for SLU in different ways, as many students emphasized that the public art at the university mostly consists of men.

Different perspectives

How, then, can the events of the week be practically used in SLU's activities? Johan believes the workshop week raised several suggestions for further projects.

- Some things really worked right away, the gaming corner was such a thing! But in order to continue developing prototypes in the future, we need to get more stakeholders and a clearer budget.

Johan has previously been involved in the project to double the number of students at SLU, and it was through this collaboration he became aware of the workshop week.

- When I first heard about it, it felt a little unclear and I had a hard time seeing my own role in this type of work. But it sounded exciting and I thought it could be a great way to create relationships and networks outside of our own department.

Anna Kågedal also highlights this as one of the most important aspects of the workshop week.

- We need a place to meet in order to establish contact between different groups within the university, to facilitate working with the same goal from different perspectives, she says. Idea generating is always better when you work together in groups with different competencies!

9 december 2019 11
Intensivt skede för Fördubblingsprojektet

Intensivt skede för Fördubblingsprojektet

Fördubblingsprojektet I Fördubblingsprojektet pågår ett intensivt arbete: I slutet av januari ska alla skarpa förslag om nya och omarbetade program lämnas till utbildningsnämnden. Målet är att styrelsen i juni ska kunna fatta beslut om SLU:s utbildningsutbud från och med 2021. Tidigare under hösten lämnade konsult-företaget Ernst & Young sin rapport som analyserar ett urval av SLU:s utbildningar. Just nu jobbas det särskilt med bland annat programnamnen i form av fokusgrupper med ungdomar i flera städer.
10 december 2019 3

Twitter

Fåglar kan missgynnas när äldre hus renoveras, till exempel för att bli mer energisnåla. https://t.co/OtCaaR3l4i https://t.co/n4tESY6qwW @_SLU via Twitter 2 dagar sedan
Världsunikt center för insektsforskning, Max Planck Center – next Generation Insect Chemical Ecology invigs. Det ha… https://t.co/CFWbK0Ru1q @_SLU via Twitter 2 dagar sedan
SLU:s nya ämnesområde viktigt för gröna företagare https://t.co/xmu1FXNlvz https://t.co/oe3Jm4dBrM @_SLU via Twitter 5 dagar sedan
Pressinbjudan: Vallkonferens – från klimatnytta till ostkvalitet https://t.co/ntIoBEKS7d https://t.co/JEdirvH06n @_SLU via Twitter 8 dagar sedan
Övningar med stridsflyg hindrar renar från att undkomma insekter https://t.co/wamK36R9Bp https://t.co/kHAEN0Yexv @_SLU via Twitter 8 dagar sedan
Today’s the day! This is the last day to apply for the First admission round for autumn semester 2020. We recommen… https://t.co/vBACWJS0br @_SLU via Twitter 10 dagar sedan